如何建立小型企业簿记系统？加州华人会计师|公司报税

建立簿记系统是企业主可以采取的最重要的财务步骤之一。事实上，美国国税局 (IRS) 要求所有企业保存财务记录，以支持收入、支出和扣除额，因此准确的簿记是合法且运营的必需。无论您是初创企业，还是希望改进现有流程，一个井然有序的系统都能帮助您保持纳税合规，监控财务状况，并在企业发展过程中做出更明智的决策。

本指南将引导您了解如何为小型企业建立簿记系统所需的一切知识；从选择正确的会计方法到构建财务报告。

什么是小型企业簿记系统？

簿记系统是企业财务组织的基础。它通常借助软件来跟踪、分类和核对财务交易，以确保记录的准确性和及时性。强大的簿记系统能够及时报告，简化税务申报流程，并帮助您了解现金流。

现金或应计：选择最适合您的簿记设置

年收入低于 500 万美元的企业可以使用现金会计或权责发生制会计来追踪资金流入和流出企业的情况。

现金会计在企业收到款项时记录收入，在企业支付款项时记录费用。这与个人核算支票簿时使用的会计方法相同。
权责发生制会计在收入产生时记录收入，这可能远早于客户实际付款。同样，费用记录在企业发生时，而不是支付时。

几乎所有新企业都更适合采用权责发生制会计，原因有二。首先，由于权责发生制会计能够尽早记录交易，因此企业能够追踪应付账款和应收账款。这可以更真实地反映企业的盈利能力。

其次，一旦企业年收入达到500万美元，就必须采用权责发生制会计。如果企业当时仍在使用现金会计，就必须改变会计方法，这将带来巨大的麻烦。

开设专用商业银行账户

无论企业规模大小，为您的企业开设一个独立的银行账户都是必需的。确保所有商业交易都通过该账户进行，而不是您的个人银行账户。同样，切勿使用您的商业银行账户进行个人交易。我们之前曾写过，混合使用商业账户和个人账户可能会给您带来麻烦。

拥有专用的商业银行账户可以解决很多问题：

首先，您会知道该帐户中的每笔交易都是与业务相关的交易。
其次，您可以将企业银行账户的交易信息自动导入到您的簿记软件中。将企业账户和个人账户分开，意味着您无需浪费时间区分业务支出和非业务支出。
第三，将您的商业资金与个人资金分开存放，可以向美国国税局和其他机构表明，您认真地以商业化的方式维护您的财务记录。

选择适合您需求的小型企业簿记系统

从技术上讲，企业可以使用Excel来管理账簿。理论上，甚至可以用纸笔来完成。但实际上，簿记软件对所有企业来说都是必不可少的。日复一日地手动输入或记录交易记录会浪费大量的时间和精力，而且这种手动方式也很容易出错。一个基本的簿记软件解决方案并不昂贵，而且从您节省的时间和获得的功能来看，它完全可以收回成本。

选择簿记软件包时，您需要权衡各种因素，例如所需的功能、可用的预算以及软件能否随着您的业务扩展。北美账房使用QuickBooks Online ，它是市面上最好的簿记软件平台之一，但价格也比竞争对手略高。

比较顶级软件：最适合小型企业的簿记工具

创建您的会计科目表

会计科目表是组织交易的类别列表。它通常包括：

资产（例如银行账户、设备）
负债（例如贷款、信用卡）
公平
收入
开支

‍大多数软件都提供默认图表，但您应该根据您的业务进行定制。命名应保持一致，并尽可能保持类别的简洁。

建立费用跟踪系统

如果您想保持准确的记录，跟踪您的业务支出是必须的。交易收据通常以纸质或电子形式存在。纸质收据可以存放在像鞋盒这样简单的地方，但最好将这些收据整理得井井有条——可以按日期、字母顺序或其他方式排序。电子收据可以存储在您的电脑上，也可以存储在像 Expensify 这样的在线存储系统中。

简化费用追踪的一个简单方法是用智能手机拍下所有纸质收据的照片，然后将这些照片与电子收据一起存储。您可以手动操作，也可以使用 QuickBooks 专用的收据拍照功能。这意味着您完全不需要存储纸质收据。

无论您选择哪种费用跟踪系统，请确保它能够让您在收到收据时轻松记录。拖延将收据录入簿记系统意味着您在日后或面临审计时难以记住如何正确分类交易。Teampay 提供了一些关于如何设置低成本费用跟踪系统的好建议。

建立每月银行对账流程

自动从银行导入交易记录确实能节省不少时间，但这并不能消除银行对账的需要。银行对账是指将您的月度银行对账单与您公司会计科目表中的现金账户进行比对，以确认两者准确无误的过程。

典型的对帐流程如下：

拿出银行对账单，添加所有未结项目，例如尚未兑现的支票。将新的总额写在对账单底部。
检查银行对账单的交易记录，检查是否有任何错误。如果发现错误，请立即联系银行。
调整簿记软件中的现金账户以反映银行生成的交易，例如服务费和利息支付。
理想情况下，更正后的银行对账单余额和更正后的现金账户余额应该一致。如果不一致，您需要深入研究银行对账单和记账账户交易，找出造成差异的原因。

如果您的银行对账单总额与现金账户余额不匹配，查找问题可能很困难。如果您每个月都仔细核对账户，至少可以将搜索范围缩小到过去一个月发生的交易。但如果您没有及时核对，您可能需要聘请一位会计师来帮助您查找问题。建立您的小型企业簿记系统

报告可以帮助您评估企业的整体财务状况。大多数簿记系统都提供数十种报告选项，但大多数报告对您的特定业务而言并不重要。以下三种基本报告是您绝对需要定期生成和查看的。

资产负债表

资产负债表是企业在特定时间点的资产负债表。它列出了企业的资产、负债和股东权益。

资产负债表报告提供贵公司的净资产，让您轻松比较资产与负债。这让您能够计算企业的偿付能力和流动性比率；这些是评估企业财务状况是否良好的有效方法。

损益表

损益表也称为损益表 (P&L)，它显示了您的企业在一定时期内的盈利情况。该表将您企业的收入（您通过销售产品或服务所赚取的钱）与支出进行比较。如果您的企业收入大于支出，则表示盈利；否则，则表示亏损。

阅读您的损益表可以帮助您了解哪些活动利润最高和最低，这可以让您了解哪些领域应该考虑扩张，哪些领域您可能想要摆脱特定的产品或服务，或者至少调整您的方法。

现金流量表

现金流量表会告诉您企业在一定时期内实际收到的现金数额。这与损益表不同，因为损益表通常采用权责发生制会计编制，因此表中列出的收入可能尚未支付。您的企业可能收入丰厚，但却长期缺乏现金来支付账单。

现金流量表会显示您在某个时间点的现金流量是正数还是负数。您还可以将现金流量表与同期的损益表进行比较。如果您的现金流量持续低于收入，那么是时候找出您难以收回资金的原因了。