小型企业常犯的 10 个簿记错误以及如何避免? 加州洛杉矶初创企业报税

1. 个人金融与企业金融混合

我们先从DIY会计的“死神”说起——混淆个人财务和企业财务。用个人卡支付商务午餐或用企业账户支付日常杂货费用看似无伤大雅，但这些模糊的界限在报税季核对账目时很快就会造成混乱。 

最好的情况是，你会浪费几个小时试图区分支出；最坏的情况是，你可能会错误地分类交易，甚至完全漏掉一些抵扣项。这种缺乏区分的情况也会向美国国税局发出警告。如果美国国税局发现你的个人支出通过你的商业账户流转，它可能会质疑你抵扣项的合法性。坦率地说，不要给美国国税局任何理由去调查你的账户。 

清晰、易于审计的账簿始于财务分离。解决方法很简单，但却不容置疑：为您的企业开设专用的银行和信用卡账户，并专门用于与业务相关的活动。每笔付款、存款和经常性支出都应通过这些渠道进行。然后，使用会计软件或聘请记账合作伙伴持续跟踪、分类和报告交易。将个人财务和企业财务分开管理，您的记录会更加清晰，您的税务准备工作也会更加轻松，您的企业在投资者、贷款机构和监管机构眼中也会更加合法合规。这是一个基础习惯，可以保护您免受不必要的风险，并从长远来看节省时间。

2. 费用分类错误

错误地分类支出看似无害，但却会严重扭曲您的财务报告。不幸的是，这通常会导致漏报税款，也就是损失金钱。例如，将软件订阅标记为“办公用品”，或将商务餐费标记为“保险”，会让您更难了解资金的实际去向，尤其是因为有些餐费是可以免税的。随着时间的推移，这些错误会累积起来，导致报告不准确，影响从预算到纳税申报的各个环节。 

好消息——解决方案很简单。使用清晰定义的会计科目表并始终如一地应用。会计科目表将您的交易组织成标准化的类别，从而更轻松地跟踪支出并准确报告。定期检查这些类别也很重要，以便在错误累积之前发现它们。如果管理所有这些听起来很耗时或令人困惑，Pilot 可以提供帮助。我们的簿记服务可确保您的费用得到正确分类，您的报告可靠，并且您的企业全年都能做好纳税准备。

3. 跳过银行对账

跳过银行对账就像忽略蔬菜一样，很容易引发问题。没有对账，很容易错过交易、重复输入同一笔付款，或者无法发现未经授权的收费。这些错误会造成报告问题，并经常导致现金预测不准确、税务问题，甚至欺诈。 

如果您不了解对账，它指的是将您的内部记录与实际的银行和信用卡账单进行比对，以确保所有信息相符。这是一项至关重要（且不可否认，繁琐）的月度任务，旨在确保您的账簿反映真实的财务状况。通过及早发现差异，您可以避免昂贵的清理工作，并保持对数据的信心。好消息是，您无需手动操作。许多企业使用自动化工具或与簿记服务机构合作来简化流程。如需了解最佳工具列表，请查看我们的最佳簿记审计软件指南。

4. 忘记追踪收据和文件

如果你曾经因为急着收拾东西、清理汽车或者扔掉口香糖而丢弃了收据，请举手。 

美国国税局 (IRS) 要求提供收据作为业务支出的证明，如果您无法提供该证明，相关抵扣申请可能会被拒绝。此外，审计师还需要发票和工作证明，以佐证和证明您的业务支出的合理性。 

一个基于云的存储系统，搭配一个收据追踪应用程序，方便随时随地拍摄和上传收据，以及一个可以存储所有客户发票的软件，将帮助您创建一个实用的数字档案。养成上传收据并持续维护发票的习惯，让所有信息井然有序、易于搜索。这个简单的做法可以保护您的抵扣额，让您的记录随时应对审计，并在报税季节省时间。

5. 参赛作品落后

拖延记账会导致未分类交易的积压，使人更难记住每笔费用的用途。这种延迟会导致猜测、混乱的追赶过程，以及错失对企业财务状况的洞察。如果没有及时记账，您将无法了解现金流、支出模式以及本可及早解决的潜在问题。 

对于我们这些DIY创业者来说，我们关注的正是你们。我们一路走来遇到过不少人，因为报税截止日期临近，忙着把12个月的账目塞满。实际上，理想的解决方案是养成规律的作息——每周抽出时间更新账簿，或者使用自动导入和分类交易的工具。保持最新状态能帮助你做出更明智的决策，并确保账簿的准确性和轻松性。

我们鼓励你问自己一个简单但重要的问题。你真的有时间每周记录所有正在发生的事情吗？如果没有，那就寻求帮助吧。

6. 忽视财务报告

如果您不定期查看损益表和现金流量表，就无法清晰地了解企业的财务状况。这些报告可以显示您是否盈利、资金流向以及现金的可维持时间。忽略这些报告意味着您会错过诸如支出过高、利润率下降或客户拖欠付款等问题的早期迹象。解决方法很简单：每月安排时间查看这两份报告。养成这个习惯可以帮助您发现现金流问题、控制成本，并在问题出现之前发现趋势。

7. 无人监督的 DIY

QuickBooks 或 Xero 等工具非常适合组织交易，但它们无法提醒您哪些地方出错或不合理。机器人擅长处理数据，但无法理解您日常业务的运作情况。这很容易导致代价高昂的错误——费用分类错误、条目缺失或数据与实际情况不符。资产负债表就是一个例子。大多数 DIY 人员无法追踪企业投入或提取的资金数额。

最好的方法是将会计软件与财务专家配对，他们可以审查您的账簿、发现错误并提供见解。这种组合可以提高您的效率和准确性。想了解软件在您的系统中所扮演的角色吗？ 

听起来像您喜欢的东西吗？了解更多关于 Pilot 会计软件的信息。

8. 错过纳税截止日期

错过纳税截止日期可能会导致罚款、利息和退税延迟，从而损害您的现金流并增加不必要的压力。许多小型企业因为在纳税季节到来时账簿不够及时或整理不善而导致财务状况落后。遗憾的是，在第一季度补齐账簿往往为时已晚，无法解决更大的问题。解决方案是全年保持账簿更新，而不仅仅是在第一季度或纳税截止日期前夕。定期维护可以确保您为截止日期做好准备，加快纳税准备速度，并降低出现代价高昂的错误的风险。与纳税时间表保持一致，可以让您的企业保持合规，并全年保持财务稳定。

9.过度依赖软件

另一个常见但容易被忽视的错误是使用结构不良的会计科目表。有些公司做得过火——为每位员工的工资设立单独的账户，或者在没有必要的情况下按州追踪收入。还有一些公司缺乏足够的细节，将所有支出归入粗略的类别，从而难以洞察绩效。糟糕的会计科目表会使报告变得混乱，决策几乎不可能。 

同样有害（且令人尴尬）的是未能正确跟踪应收账款 (AR) 和应付账款 (AP)。如果无法清晰地了解您欠供应商的款项或客户欠您的款项，就无法规划现金需求或发现逾期付款。如果您不知道哪些发票已开出、哪些款项已支付或哪些款项逾期，您的企业就如同在黑暗中运营。这些不仅仅是簿记疏忽，更是影响现金流、预测和财务控制的运营风险。清晰、一致的跟踪对于维持健康、可扩展的业务至关重要。

10. 等待太久才获得帮助

大多数企业主总是等到账目混乱、错过截止日期或压力山大时才寻求帮助。到那时，清理工作不仅成本高昂、耗时耗力，而且仍然令人倍感压力。除了国税局的审计之外，如果您的企业需要银行贷款，整个过程都会让您感觉像是在接受审计。您必须提供财务状况证明以及所有支持性报表。

最好的方法是尽早获得主动支持，以免小问题演变成大问题，导致公司发展落后。Pilot 从第一天起就提供清晰一致的账簿，帮助您避免错误，专注于业务增长。